procÉdure d'OpÉration standard pour traiter les passes vip pour la sca, inc.

1. BACKGROUND

L'Assemblée des Directeurs a décidé de créer une passe VIP temporaire qui exempte de la Surcharge aux Non Membres (SNM) pou rles individus qui sont nouveaux et ne sont pas membres de la SCA pour trois événements auxquels ils assistent pendant qu'ils explorent la SCA.

[graphique de la carte: voir document original]

Le but de ce document est de décrire comment ces passes doivent être traitées à la guérite des événements locaux et les responsabilités de traitement de chaque royaume.

2. PROCÉDURES

Les sections suivantes déterminent les procédures au niveau du groupe pour le traitement des passes VIP.

a. GUÉRITE DU GROUPE LOCAL

i. Lors de la première présentation de la passe VIP (la couleur est vert menthe avec écriture noire) à la guérite d'un événement, le personnel de la guérite vérifiera que le nom du détenteur de la passe est indiqué et que l'adresse courriel est remplie. Le personnel de la guérite remplira la date dans la section 1^er événement et notera sur le rapport de guérite qu'une passe VIP a été présentée en lieu et place de la SNM. Une fois que l'information est enregistrée, la carte est rendue au détenteur de la passe. Une note sur les passes VIP présentées doit être incluse dans le rapport de guérite et comptée dans le nombre de SNM qui est rapporté au Royaume et à la Société.

ii. Lors de la deuxième présentation d'une passe VIP à la guérite d'un événement, le personnel de la guérite remplira la date dans la section 2^ième événement et notera sur le rapport de guérite d'une passe VIP a été présentée en lieu et place de la SNM. Une fois que l'information est enregistrée, la carte est rendue au détenteur de la passe.

iii. Sur troisième présentation de la passe VIP à la guérite d'un événement, le personnel de la guérite indiquera la date dans la section 3ième événement et notera sur le rapport de guérite qu'une passe VIP a été présentée en lieu et place de la NMS. Une fois que l'information a été enregistrée, le personnel de la guérite recueillera la passe VIP et la fera parvenir promptement à leur Échiquier du Royaume ou à leur Député de la SNM.

b. ROYAUMES

i. Chaque Royaume rapportera la passe VIP comme si c'était un paiement de SNM. En plus de l'information rapportée dans le rapport trimestriel du Royaume, le Royaume rapportera le nombre de passes VIP pour non membres traitées par les guérites d'événements pendant le trimestre.

ii. Sur réception des passes VIP recueillies par les groupes locaux, le Royaume les postera promptement au député de la Société à la Surcharge aux Non Membres (SNM).

c. RAPPORTS

i. Il est très important d'enregistrer correctement les données pour ce projet. Les passes VIP devraient être traitées comme si elles étaient un billet de 5$, spécialement en rapportant les chiffres de la SNM à votre royaume et à la Société. Chaque événement devra faire rapport du nombre total de participants à l'événement, du nombre de non membres présents, et du nombre de passes VIP présentées à la guérite de l'événement à leur échiquier local. Chaque groupe local remplira ensuite le rapport de SNM, incluant le nombre total de participants à l'événement, le nombre de non membres présents, les frais de SNM perçus, et le nombre de passes VIP utilisées à chaque événement local à leur Échiquier du Royaume. Conjointement avec la soumission du rapport d'événement à l'Échiquier du Royaume, le groupe local enverra toute passe VIP recueillies à la guérite d'un événement, Ce rapport sera remis au minimum trimestriellement. Sur une base trimestrielle, chaque Royaume complétera et soumettra leur rapport de SNM, incluant le nombre total de participants à tous les événements dans le royaume, le nombre de non membres présents à tous les événements dans le royaume, le montant total perçu en frais de SNM, et le nombre total de passes VIP utilisées aux événements dans le royaume. Ce rapport devrait être compilé et soumis par le Député du Royaume à la SNM de la Société à l'Échiquier de la Société. Conjointement avec la soumission du rapport, chaque Député du Royaume à la SNM enverra toutes les passes VIP recueillies. Ce rapport devra être présenté sur une base trimestrielle.

3. DIVERS

a. La passe VIP ne vise en aucune façon à exempter les frais d'événements du groupe local. Tous les frais d'événements chargés par le groupe local doivent être assumés par le détenteur de la passe VIP à la guérite d'événement. Il y a cing (5) événements inter-royaumes notés sur le dos de la passe VIP où la passe VIP n'est PAS valide. Les événements notés incluent Pennsic, Gulf Ward, Estrella War, Lilies et Great Western War. Pour ces événements, la SNM doit quand même être payée par tous les non membres présents.